ORFEH : l’expertise data au cœur de la gestion hospitalière

En collaboration avec l’ARS Ile-de-France et le Centre Hospitalier de Saint-Denis, Veltys a développé une méthode innovante pour accompagner les établissements hospitaliers dans l’amélioration pérenne de leurs circuits de facturation et de recouvrement

Inscription pour la seconde vague ouverte

L’ARS souhaite poursuivre la dynamique et capitaliser sur le succès de la première vague en faisant entrer de nouveaux établissements dans la démarche.

 

Modalités

Bilan de la première vague ORFEH

Une première vague constituée de 10 établissements s’est déroulée d’octobre 2016 à mai 2017

Les chiffres clefs d’ORFEH

  • 10 établissements
  • 13,7 millions de venues analysées
  • 17,8M€ de restes-à-recouvrer générés sur les titres émis aux patients en 2015 sur l’ensemble des EPS diagnostiqués (au 31/12/2016)
  • 25 à 40% de réduction du flux de RAR par établissement comme objectif des plans d’amélioration d’ici à 2019/2020
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Déroulement de la mission au sein des établissements : la co-construction au cœur de l’action

Le projet ORFEH se déroule en deux phases : une phase de diagnostic et une phase de construction du plan d’amélioration. L’intervention s’étale sur environ 2 mois.

 

Le diagnostic fait dialoguer analyse de données et expertise des équipes pour identifier les principales zones de risque du circuit de facturation-recouvrement. A partir de cette compréhension fine de l’établissement, la seconde phase permet de construire un plan d’amélioration sur-mesure, opérationnel et ambitieux sur lequel l’établissement pourra s’appuyer durablement pour renforcer sa chaîne de facturation.

 

À chaque phase, des ateliers de travail sont organisés au sein des établissements pour impliquer l’ensemble des parties prenantes de la chaîne de facturation.

Principes d'intervention

Co-construction

  • Diagnostic partagé (ARS/ établissements/ Veltys)
  • Appropriation des actions proposées par les parties prenantes de chaque établissement
  • Montée en compétence des équipes dédiées

Objectivation

  • Rationalisation des perceptions grâce aux allers-retours entre les observations métier et l’approche quantitative
  • Massification de l’analyse sur l’ensemble des dossiers traités dans les dernières années

Intelligence des données

  • Révéler toute la valeur et l’intelligence contenue dans la grande masse de données des EPS
  • Maîtriser ces données au lieu de les subir

Démarche

Mesure de la précarité de la patientèle

Mesurer la précarité de la patientèle de chaque EPS au niveau géographique le plus fin (IRIS)  pour comprendre l’environnement auquel chacun fait face 

Construction d’un indicateur de précarité pluridimensionnel à partir de données socio-démographiques de l’INSEE

  • Prise en compte de la précarité relative aux revenus, à l’emploi et aux prestations sociales
  • Objectivation du niveau de précarité
  • Comparabilité de l’indicateur
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Approche par les process

Objectivation des protocoles et des pratiques 
  • Animation d’ateliers au sein des EPS pour mettre à plat les circuits avec toutes les parties prenantes à chaque niveau de la chaîne de facturation-recouvrement
    • Accueil du patient
    • Gestion du dossier et contentieux
    • Recouvrement
  • Objectivation et analyse critique des process et des pratiques en prenant en compte leurs conséquences sur les différentes étapes du circuit
  • Représentation sous forme de logigrammes des 12 process types couvrant les modes d’entrées (urgences, programmé), les secteurs (externe, hospitalisation) et les catégories couverture des patients (100% couverts, Assurance maladie, 100% payants)

Approche économétrique

Etudier l’impact des spécificités de la patientèle de chaque hôpital sur la probabilité de recouvrer une facture et séparer ce qui vient de l’hôpital et ce qui vient de sa patientèle
  • Plusieurs déterminants permettent d’expliquer le non-recouvrement
    • Les caractéristiques du patient (âge, sexe, couverture, etc.)
    • Les caractéristiques du séjour (UF, montant facturé, etc.)
    • L’organisation de l’établissement (process, etc.)
  • Il n’est pas possible de distinguer a priori l’effet spécifique de chaque facteur sur le non recouvrement
    • Ces facteurs sont généralement observés simultanément (Ex: un patient de 35 ans peut également être non couvert)
  • L’économétrie permet d’étudier l’effet de chaque déterminant « toutes choses égales par ailleurs »

Plan d'amélioration sur-mesure

Co-conception d’un plan d’action sur-mesure s’appuyant sur le diagnostic au travers d’atelier de travail
  • Concevoir et mettre en place des process pour renforcer et verrouiller les parcours patient « à risque »
  • Capitaliser sur les synergies entre les différents chantiers
  • Anticiper les impacts positifs du plan d’amélioration sur les autres parcours
  • Assurer la complémentarité du plan d’amélioration avec les actions déjà entreprises par les établissements (CAC, Simphonie, COPERMO, etc.)
  • Quantification des gains et priorisation des actions à mener
  • Calendrier de mise en oeuvre